Consultoria Arquivística: Elaboração da Tabela de Temporalidade

Você sabia que para cada tipo específico de documento há uma temporalidade definida?

Atualmente, estamos tão habituados a guardar toda nossa papelada que não nos damos conta que muitas das vezes alguns documentos já cumpriram seu valor legal e que nesse caso podem sim serem descartados.

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?

Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos públicos, devem obedecer às normas do CONARQ.

Através da Tabela de Temporalidade de Documentos, você irá ter conhecimento de quais tipos de documentos sua empresa produz e quantos anos cada um necessita ficar arquivado.

Como elaborar a tabela de temporalidade?

O primeiro passo é solicitar a Consultoria Arquivística para receber a diretriz necessária para que a Tabela de Temporalidade de Documentos da sua empresa possa ser elaborada. Durante a consultoria, é feito o levantamento da situação atual do acervo documental da empresa, por meio de entrevistas com as áreas responsáveis pela produção de documentos. Após estudo superficial da empresa, é possível fazer o mapeamento de seus fluxos, identificação de utilização de sistemas informatizados/suporte/mídias, conhecendo a sua estrutura, organograma e tipos de documentos arquivísticos. Toda essa abordagem é feita por profissionais qualificados, graduados, experientes e aptos a te ajudar a gerenciar melhor os seus documentos.

Principais objetivos:

•Levantamento da estrutura da empresa;

•Mensuração do Acervo (Quantitativo);

•Identificação da solução a ser adotada de acordo com a real necessidade da empresa (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física);

•Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;

•Definição das diretrizes para a Gestão de Documentos;

•Propor a criação de Instrumentos Arquivísticos – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

O Arquivo Nacional dispõe de uma Tabela de Temporalidade modelo para servir como base e orientação na criação da TTD:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf

Para mais informações, consulte os profissionais da Núcleo Básico. Com mais de 18 anos de experiência em Gestão Documental, somos referência no assunto.

www.nucleobasico.com.br