Você sabia que para cada tipo específico de documento há uma
temporalidade definida?
Atualmente, estamos tão habituados a guardar toda nossa
papelada que não nos damos conta que muitas das vezes alguns documentos já
cumpriram seu valor legal e que nesse caso podem sim serem descartados.
O que é a Tabela de
Temporalidade de Documentos?
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se
determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação
após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo
como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é
muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de
documentos de arquivos públicos, devem obedecer às normas do CONARQ.
Através da Tabela de Temporalidade de Documentos, você irá
ter conhecimento de quais tipos de documentos sua empresa produz e quantos anos
cada um necessita ficar arquivado.
Como elaborar a
tabela de temporalidade?
O primeiro passo é solicitar a Consultoria Arquivística para
receber a diretriz necessária para que a Tabela de Temporalidade de Documentos
da sua empresa possa ser elaborada. Durante a consultoria, é feito o
levantamento da situação atual do acervo documental da empresa, por meio de
entrevistas com as áreas responsáveis pela produção de documentos. Após estudo
superficial da empresa, é possível fazer o mapeamento de seus fluxos,
identificação de utilização de sistemas informatizados/suporte/mídias,
conhecendo a sua estrutura, organograma e tipos de documentos arquivísticos.
Toda essa abordagem é feita por profissionais qualificados, graduados,
experientes e aptos a te ajudar a gerenciar melhor os seus documentos.
Principais objetivos:
•Levantamento da estrutura da empresa;
•Mensuração do Acervo (Quantitativo);
•Identificação da solução a ser adotada de acordo com a real
necessidade da empresa (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física);
•Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;
•Definição das diretrizes para a Gestão de Documentos;
•Propor a criação de Instrumentos Arquivísticos – Plano de
Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.
O Arquivo Nacional dispõe de uma Tabela de Temporalidade
modelo para servir como base e orientação na criação da TTD:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
Para mais informações, consulte os profissionais da Núcleo
Básico. Com mais de 18 anos de experiência em Gestão Documental, somos
referência no assunto.
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