Digitalização em Cartórios

Saiu uma exigência do CNJ, a Recomendação N° 11, de 11 de abril de 2013, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

A Corregedoria exige que os cartórios passem a adotar a digitalização dos livros, tornando-se uma obrigação e atividade diária.

Essa iniciativa vai permitir que os cartórios passem a fazer parte da era digital, otimizando seu espaço físico, permitindo uma conservação maior de seus livros e a praticidade no manuseio, possibilitando o acesso rápido das informações solicitadas, proporcionando maior agilidade, segurança e controle de acesso aos documentos.

Benefícios da Digitalização em Cartórios:

Documentos em alta resolução, permitindo ampliações para melhor visualização; Praticidade no manuseio e localização rápida dos arquivos; Redução do risco de fraudes, pela maior transparência na exposição destes documentos; Redução de gastos com cópias e Redução do espaço físico dedicado aos arquivos da empresa.

Considerações

Considerando a edição da Recomendação n° 09, efetuada em razão das notícias de destruição de livros e documentos em decorrência de acidentes naturais, de forma a acarretar a necessidade de adoção de medidas para a melhor preservação dos acervos das serventias extrajudiciais de notas e de registro;

A Resolução 09, já com as alterações da Resolução 11, está abaixo reproduzida:

RECOMENDAÇÃO N° 09

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA, Ministro Francisco Falcão, no uso de suas atribuições legais e constitucionais; CONSIDERANDO as notícias de destruição de acervos em decorrência de acidentes naturais, acarretando a necessidade de restauração de livros;

CONSIDERANDO a necessidade de manutenção de arquivo de segurança, para melhor preservação dos livros e documentos que compõem o acervo da serventia;

CONSIDERANDO a existência de sistemas de informatização que possibilitam a formação e manutenção de arquivo de segurança em formato eletrônico ou em mídia digital, com custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem;

RESOLVE:

Art. 1º. Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de “scanner”, ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, que, em sua fase inicial, deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades.

Parágrafo 1º. Mediante opção do Tabelião ou do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança dos Livros de Notas poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980.

O arquivo de segurança dos Livros de Protesto poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1995.

Parágrafo 1º Mediante opção do Tabelião ou do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança dos Livros de Notas poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980. O arquivo de segurança dos Livros de Protesto poderá abranger os livros escriturados nos últimos cinco anos (alterado pela resolução nº 11/2013)

Parágrafo 2º. O arquivo de segurança dos livros de protocolo de todas as especialidades do serviço de notas e de registro poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

Parágrafo 3º. O arquivo de segurança dos índices do Registro Civil de Pessoas Jurídicas, do indicador pessoal do Registro de Títulos e Documentos (Livro D) e dos indicadores real e pessoal do Registro de Imóveis (Livros nºs 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

Parágrafo 4º. Poderá ser dispensada, a critério do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança do Livro “D - de registro de proclama” do Registro Civil das Pessoas Naturais.

Art. 2º. Recomendar que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que ao menos uma de suas vias seja arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital.

Art. 3º. Alertar que deverá ser formado e mantido arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação do serviço extrajudicial, mediante “backup” em mídia eletrônica, digital ou outro método hábil à sua preservação.

Art. 4º. Alertar que o arquivo de segurança integrará o acervo da respectiva serventia e deverá ser transmitido ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior, ou ao novo responsável pela delegação, em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização.

Art. 5º. Esclarecer que prevalecerão as normas e determinações das Corregedorias Gerais da Justiça, dos Juízes Corregedores ou Juízes competentes na forma da organização local, sobre a formação e guarda de arquivo de segurança, caso existentes.

Art. 6º. Recomendar que, em 90 dias, as Corregedorias Gerais da Justiça promovam o levantamento das unidades do serviço extrajudicial de notas e de registro que não mantenham, ou não providenciarem nesse período o arquivo de segurança, e obtenham informações sobre as providências adotadas por essas unidades.

Art. 6º. Determinar que, em 120 dias, os titulares e responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial informem se possuem, ou não, arquivo de segurança e, se não o possuírem, quais as providências que estão adotando para formá-lo e a previsão do tempo que estimam para sua realização.

Parágrafo único. As informações previstas no caput deste artigo deverão ser encaminhadas à Corregedoria Nacional de Justiça, diretamente pelos Oficiais e Tabeliães, por meio de resposta eletrônica em questionário disponível no Sistema de Serventias Extrajudiciais, que pode ser acessado pelo link: http://www.cnj.jus.br/corregedoria  (alterado pela resolução nº 11/2013)

Art. 7º. Determinar o encaminhamento de cópia desta Recomendação às Corregedorias Gerais da Justiça, inclusive para ciência aos responsáveis pelas unidades do serviço extrajudicial de notas e de registro e aos Juízes Corregedores, ou Juízes competentes na forma da organização local para a fiscalização dos serviços extrajudiciais de notas e de registro.

Brasília - DF,

Ministro Francisco Falcão - Corregedor Nacional de Justiça