Investir em digitalização traz economia para sua empresa

Um dos principais motivos que fazem as empresas digitalizarem os seus documentos é a redução dos seus gastos, mas o aumento da agilidade do trabalho devido ao fácil acesso às informações arquivadas – pois pode ser feito remotamente de forma segura e protegida por login e senha – também é citado pelos clientes da Núcleo Básico Tecnologia e Informação.

Confira o que diz a historiadora do Museu Paranaense, Tatiana Takatuzi:

“Estamos recebendo mais acervos, aumentando assim mais a demanda da digitalização. Foi muito bom o processo de digitalização dos documentos e das imagens com a Núcleo. Precisamos de ajustes nos processos e ela sempre nos atendeu, até que conseguimos chegar ao ponto que queríamos.”

Na Núcleo Básico, os documentos são convertidos em imagens digitais de alta qualidade, em diferentes formatos e gravados em CD, DVD, pen drive, HD ou hospedados em um servidor seguro, sendo que podem ser digitalizados na empresa ou no próprio cliente. Primeiramente, os documentos são cuidadosamente preparados e são feitas a separação, a remoção de clipes e grampos e higienização. Em seguida são digitalizados.

Quando requisitado, é realizado o serviço de indexação, isto é, as informações são organizadas em forma de índice em um banco de dados. Caso seja solicitada, também pode ser feita a guarda física do documento na Núcleo Básico. Todo o processo é feito com sigilo e segurança, pois nessa área a confiança é a base de tudo.

São muitos os benefícios que a digitalização pode trazer para uma empresa, como:

Diminuir o espaço físico para manter os arquivos;
Rapidez e segurança no acesso aos documentos via web ou ferramentas eletrônicas (CD, pen drive);
Anexar documentos novos a processos que já foram digitalizados;
Guarda segura;
Distribuição de cópias;
Informações mantidas em um computador ou disponibilizadas em rede interna.
Assim como a digitalização, a indexação é uma grande aliada de empresas que têm uma grande demanda documental. A Núcleo Básico faz a organização de documentos e arquivos, por data, nome, período, conforme solicitação do cliente, com sistema de controle, identificação e monitoramento do armazenamento e tráfego das informações. Ainda fica responsável pelo descarte de documentos expirados ou por solicitação do cliente.