O que considerar na hora de implantar uma solução GED

São várias as dúvidas dos empresários na hora de implantar uma solução GED (Gerenciamento Eletrônica de Documento), já que muitos são os aspectos que devem ser levados em conta na hora de decidir quais documentos digitalizar, editar e compartilhar com demais pessoas da empresa.

O principal é lembrar que os documentos são a história da sua empresa, portanto devem ser tratados com o devido cuidado e planejamento, pois protegem a integridade da sua organização.

Você pode optar por digitalizar as informações de alguns departamentos, como RH, financeiro, desenhos de engenharia, jurídico, entre outros, que mais demandam pesquisa, acesso e principalmente segurança.

Então, vejamos o que você deve considerar na hora de implantar uma GED:

1.º passo

Primeiramente, leve em consideração a frequência de pesquisa realizada pelos funcionários em tais documentos, por exemplo, há um volume grande de acesso a notas fiscais ou folhas de pagamento? A consulta em processos é diária e constante? Se a resposta for sim para as perguntas, vamos para o próximo passo.

2.º passo

Agora é o momento de analisar quais pessoas têm acesso a esses documentos e onde elas ficam geograficamente, isto é, são acessos de funcionários diferentes, de várias áreas e ao mesmo tempo?

3.º passo

Em seguida, faço um balanço sobre os ganhos que podem ser gerados com a agilidade na consulta e recuperação dos documentos, já que diminui tempo de busca e consequentemente aumento de produtividade e qualidade no atendimento ao cliente, seja ele interno ou externo. Ainda há o custo com cópia, que será praticamente eliminado dos gastos da empresa.

4.º passo

Os documentos que serão digitalizados são importantes? Porque, além de ganhar rapidez e segurança no acesso, você elimina os riscos de perda dos dados, já que eles estarão salvos em um computador, DVD, CD, pen drive ou até mesmo na nuvem.

5.º passo

Outro benefício é diminuir o espaço físico que você usa para armazenar seus documentos (que podem ser descartados em alguns casos). Além de ocupar uma área grande – e cara –, existem algumas regras para que os papéis não se deteriorem.

Com esses passos, você começa a fazer um planejamento de toda a documentação da sua empresa, o que é muito importante quando for decidir por qual solução irá implantar e em que departamentos. E se precisar de ajuda, chama a Núcleo Básico!