Por quanto tempo devo guardar um documento?

Assim como você, a sua empresa também tem uma história, que deve ser preservada e registrada com segurança. Entidades jurídicas, tais como empresas, entidades governamentais e não governamentais, entre outras, em competência federal, estadual ou municipal, devem manter a guarda de livros e documentos fiscais por um determinado período.

Atas, regimentos, regulamentos, contratos, comprovante de pagamento de água, luz, condomínio e aluguel, relatórios de atividades, planos, programas, projetos, declarações, enfim, uma gama de documentos de papel deve ser arquivada com organização e segurança. Para isso, há empresas especializadas em gestão arquivística.

A separação e a organização devem ser feitas por um pessoal especializado, que, primeiramente, realiza um estudo de cada documento, para depois classificá-lo. Em seguida, são feitas a triagem e a codificação dos dados, para poderem ser inseridos em arquivo eletrônico e só depois armazenados.

Confira a tabela de temporalidade abaixo que contém alguns documentos que devem ser arquivados, segundo dados do Instituto Técnico de Consultoria e Auditoria (ITECON):

Espécie de Documento Conteúdo Informacional Tempo de Arquivo Fundamentação
Nota fiscal própria Produtos e serviços 5 anos Lei 5.172/66- art.173
Nota fiscal de fornecedores Produto e serviços 5 anos Lei 5.172/66- art.173
Cheque, ordem bancária, depósito bancário, extrato bancário, duplicata Financeiro 5 anos Lei 5.172/66- art.173
Impostos e contribuições sobre o lucro, impostos e contribuições sobre o faturamento, impostos sobre a aquisição e importação e exportação Financeiro 5 anos Lei 5.172/66- art.173
Contribuições à previdência social Tributária 10 anos Dec.3048/99- art.348
Folhas de pagamento e registro funcional Financeiro e administrativo 30 anos Dec.3048/99- art.348
Escritura de imóveis Patrimonial Permanente
Contratos de parceria Financeira 5 anos Lei 5.172/66- art.173
Contrato social, estatuto social, atas de órgãos colegiados Jurídica Permanente
Notas fiscais de aquisição de material permanente (patrimônio) Financeira Permanente
Livros Contábeis e Fiscais Memória das transações Permanente
Arquivo magnético Transações financeiras 5 anos Dec.3000/99- art.265
Mas não são só esses documentos que devem ser armazenados, há outros mais.

A Núcleo Básico tem uma equipe especializada que faz a gestão arquivística completa de qualquer empresa. Confira nossos serviços e mantenha a história da sua empresa bem segura.