Setor educacional e a gestão documental: da guarda física à digitalização

Se você trabalha numa escola ou faculdade, já sabe que é expressiva a quantidade de documentos gerada pelo setor de ensino. Eles são de extrema importância, pois registram os dados do estudante e também a história da instituição.

Com o registro da documentação do aluno, toda a sua trajetória acadêmica fica arquivada de forma segura, bem como o patrimônio documental da instituição, tornando fácil o acesso às suas informações. Mas isso não é só para controle interno da empresa, existe uma Lei que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados, é a nº 8.159, de 18 de janeiro de 1991. Nela, os documentos, em arquivo, são classificados em documentos correntes, documentos intermediários e documentos permanentes.

Documentos correntes: são aqueles que são consultados frequentemente, mesmo sem movimentação. Por exemplo: regimento interno da instituição, documentos de alunos que ainda estão estudando na instituição, matrículas e provas.

Documentos intermediários: não são utilizados constantemente para consulta, porém devem ser guardados até serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente. Por exemplo: dados de estudantes que já concluíram os cursos e podem vir a ser consultados por um determinado período.

Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados permanentemente. Por exemplo: certificados de conclusão de cursos, históricos escolares e diplomas.

Sabendo de tudo isso, nada melhor do que ter uma gestão documental eficiente, na qual é feita a normatização e melhoria dos processos da instituição. E isso inclui a digitalização de todos os seus documentos, desde arquivos de pessoas físicas (estudantes e funcionários) até documentos contábeis da empresa.

O trabalho se torna mais ágil e fácil. O acesso às informações dos estudantes é seguro e os dados estão à mão sempre que precisar, pois eles ficam armazenados em um servidor ou na web.

Com a Núcleo Básico, todo o trabalho realizado para a digitalização e a guarda física dos documentos segue as orientações da instituição, inserindo assim um padrão na metodologia arquivística da gestão documental, além de ter segurança no armazenamento e diminuição do espaço físico.